Administrar um condomínio não é tarefa simples. Exige organização, conhecimento técnico e responsabilidade para garantir o bom funcionamento do empreendimento. Por isso, contar com uma administradora de condomínio é fundamental, já que ela oferece suporte especializado nas áreas financeira, operacional e jurídica, atuando como parceira do síndico.
Mas muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre as funções da administradora, como ela se diferencia do síndico e quais critérios considerar na hora da contratação. Neste conteúdo, você vai entender tudo isso e aprender como escolher a melhor administradora para o seu condomínio. Confira!
O que é uma administradora de condomínio?
Administrar um condomínio é, na prática, muito parecido com gerir uma empresa. Exige organização, planejamento, controle financeiro e gestão de pessoas, sempre com o objetivo de garantir o bem-estar dos moradores e o bom funcionamento das áreas comuns.
É justamente para apoiar nessa missão que existem as administradoras de condomínios. São empresas formadas por profissionais especializados em diversas áreas, como administração, finanças, recursos humanos, contabilidade, direito e até engenharia. Esse time multidisciplinar oferece soluções completas para as necessidades do condomínio, desde a gestão financeira até a organização de documentos e o acompanhamento de manutenções.
A administradora não substitui o síndico, que é o representante legal do condomínio, eleito em assembleia, mas atua como uma parceira, dando suportes técnico e operacional. Essa parceria é respaldada pelo Código Civil, que permite que o síndico transfira parte das funções administrativas a terceiros, desde que aprovado pelos condôminos em assembleia. É o que está previsto no Artigo 1348, parágrafo 2º, que autoriza essa delegação de tarefas.
Administradora de condomínio x síndico
Embora trabalhem juntos na gestão do condomínio, síndico e administradora exercem funções bem diferentes e complementares. O síndico é o representante legal do condomínio, eleito pelos moradores em assembleia. Ele responde juridicamente pelo condomínio e tem a responsabilidade de garantir que tudo funcione corretamente, seguindo as regras da convenção e as decisões da assembleia. É ele quem toma decisões, representa o condomínio perante órgãos públicos, responde por questões jurídicas e supervisiona o dia a dia da gestão.
Leia também: Quem deve regular a atuação do síndico profissional?
Já a administradora de condomínio é uma empresa contratada para prestar suportes técnico, operacional e administrativo ao síndico. Sua função é cuidar da parte burocrática e financeira, como emissão de boletos, pagamento de contas, gestão de contratos, assessoria jurídica, organização de documentos e apoio em assembleias. Ela não tem poder de decisão, apenas executa, de forma profissional, as tarefas delegadas pelo síndico e aprovadas pela assembleia.
Em resumo, o síndico decide e responde legalmente, enquanto a administradora executa e organiza a gestão, funcionando como uma extensão operacional da administração condominial. Juntos, garantem que o condomínio funcione de forma organizada, segura e transparente.
Mas, afinal, quais são as funções e responsabilidades da administradora?
A administradora de condomínio tem um papel fundamental no dia a dia da gestão condominial. Sua principal responsabilidade é oferecer suportes técnico, financeiro e operacional ao síndico, cuidando de tarefas que demandam conhecimento específico e organização. Entre as principais funções da administradora, estão:
- Gestão financeira: emissão de boletos das taxas condominiais, controle de inadimplência, pagamento de fornecedores, funcionários e impostos, além da elaboração de balancetes e demonstrativos financeiros mensais.
- Gestão administrativa e documental: organização de contratos, controle de documentos, convocações de assembleias, elaboração de atas e atualização cadastral dos condôminos.
- Assessoria jurídica: orientação sobre questões legais, acompanhamento de processos de cobrança, análise de contratos e suporte na aplicação da convenção e do regimento interno.
- Gestão de pessoal: administração da folha de pagamento dos funcionários do condomínio, controle de benefícios, encargos trabalhistas e orientação sobre obrigações legais.
- Apoio operacional: auxílio na contratação e gestão de prestadores de serviços, como empresas de limpeza, segurança, manutenção, jardinagem, entre outros.
- Consultoria e suporte ao síndico: orientação sobre boas práticas de gestão, apoio na elaboração de orçamentos, previsão orçamentária e cumprimento das obrigações legais e fiscais.
Funções auxiliares da administradora
Além das atividades essenciais que garantem o funcionamento administrativo e financeiro do condomínio, muitas administradoras oferecem serviços complementares que tornam a gestão ainda mais eficiente, segura e profissional. Esses serviços, considerados funções secundárias, não são obrigatórios, mas fazem toda a diferença no dia a dia do condomínio. Veja quais são:
- Gestão de seguros: cotação, contratação e renovação de seguros obrigatórios do condomínio (como seguro contra incêndio) e acompanhamento de sinistros.
- Gestão de manutenção preventiva: elaboração de cronogramas de manutenções periódicas (elevadores, bombas, sistemas elétricos, hidráulicos, entre outros) e acompanhamento da execução dos serviços.
- Acompanhamento de obras e reformas: suporte na gestão de obras, desde a contratação de empresas até o controle de orçamento, prazos e qualidade dos serviços.
Consultoria técnica: orientação sobre questões de engenharia, acessibilidade, segurança predial e sustentabilidade, quando a administradora possui profissionais especializados. - Gestão de assembleias virtuais: disponibilização de plataformas e suporte técnico para realização de assembleias online, cada vez mais comuns e práticas.
Como escolher uma boa administradora de condomínio?
1. Verifique a reputação da empresa
Busque referências no mercado, converse com outros síndicos, consulte condomínios atendidos pela administradora e pesquise avaliações em sites especializados e redes sociais. A reputação é um forte indicativo da qualidade do serviço.
2. Avalie a estrutura e a qualificação da equipe
Confira se a administradora conta com profissionais capacitados em áreas essenciais, como finanças, recursos humanos, jurídico, engenharia e manutenção predial, além de tecnologia e atendimento. Ter uma equipe multidisciplinar é fundamental para assegurar uma gestão eficiente, segura e capaz de atender às diversas demandas do condomínio.
3. Analise os serviços oferecidos
Verifique se a empresa oferece também suporte completo em assembleias, assessoria jurídica especializada, gestão de contratos, acompanhamento técnico das manutenções necessárias e administração das reservas e uso das áreas comuns.
4. Prefira empresas com soluções digitais
Dê preferência a administradoras que oferecem recursos tecnológicos modernos, como portais online e aplicativos, que facilitam o acesso às informações do condomínio. Além disso, é importante que disponibilizem relatórios financeiros digitais e canais de comunicação direta com síndicos e condôminos. Essas ferramentas proporcionam mais transparência, agilidade na gestão e maior controle para todos os envolvidos.
5. Avalie o custo-benefício
Compare orçamentos de diferentes administradoras, mas não escolha apenas pelo preço mais baixo. É recomendado considerar a qualidade do serviço e a confiabilidade da empresa para evitar problemas futuros.
6. Leia e entenda o contrato
Analise todas as cláusulas com atenção, principalmente sobre os serviços inclusos, cobranças adicionais e variáveis, bem como, prazos para rescisão. Peça esclarecimentos sobre quaisquer dúvidas antes de assinar.
Uma boa administradora é essencial para a tranquilidade e organização do condomínio. Com a escolha certa, a gestão se torna mais eficiente e transparente. Por isso, invista em profissionalismo para garantir o bem-estar de todos os moradores.
