Método GTD: a estratégia para tornar seus dias mais produtivos

Quem nunca sentiu que o dia precisaria de algumas horas a mais para conseguir completar todas as tarefas pendentes? Na correria, encontrar um equilíbrio entre trabalho, estudos, a casa, vida pessoal e o descanso parece uma missão quase impossível. É por isso que ferramentas como o método GTD (Getting Things Done, em tradução livre, fazendo as coisas acontecerem) estão ganhando cada vez mais adeptos. Desenvolvido pelo especialista em produtividade David Allen, esse método não é apenas uma forma de organizar suas tarefas, mas uma estratégia completa para renovar sua maneira de encarar os compromissos diários. No decorrer deste texto, vamos mergulhar nos princípios do GTD e descobrir como ele pode ser a chave para uma vida mais produtiva e menos estressante.

O que é o método GTD?

A metodologia GTD, que significa Getting Things Done (em português, “Fazendo as Coisas Acontecerem”), é um sistema de gestão de tempo e produtividade pessoal criado pelo consultor de produtividade David Allen. Basicamente, a ferramenta busca ensinar as pessoas a realizarem mais tarefas em um mesmo período de tempo através de ganho de eficiência na execução de suas atividades e maior controle sobre o que precisa ser feito.

Afinal, o grande objetivo do método GTD é exatamente diminuir o estresse e a ansiedade pelo alto número de tarefas a serem feitas e, com isso, dar mais equilíbrio, bem-estar e qualidade de vida. Porém, como ele funciona na prática?

Os 5 passos do método GTD

A metodologia de David Allen estabelece cinco etapas essenciais. Essa classificação permite uma gestão flexível do tempo, facilitando o remanejamento de tarefas conforme novas urgências surgem, sem que isso acarrete em sobrecarga ou desorganização.

Passo 1: Capture

“Sua mente é para ter ideias, não para guardá-las.” Esta citação de David Allen resume o primeiro passo do método GTD: capturar tudo. Desde tarefas pendentes até lampejos de criatividade, o primeiro passo é anotar. Seja rabiscando em um caderno, digitando em um aplicativo no celular ou organizando pensamentos em um planner, o essencial é registrar imediatamente qualquer ideia ou obrigação que surja. O objetivo é tirar tudo da cabeça e colocar em um sistema onde você possa decidir o que fazer com cada item. 

Capturar cada pensamento ou tarefa é o primeiro passo para tomar as rédeas da sua vida, evitando o estresse de tentar lembrar “o que era mesmo que eu tinha que fazer?” Com a ferramenta certa em mãos, você estará pronto para fazer seu dia render mais, mantendo a mente clara e focada no que realmente importa.

Passo 2: Esclareça

Em um mundo repleto de estímulos e informações, nossa mente frequentemente se torna um depósito de ideias e tarefas, muitas das quais nunca chegamos a realizar. Para transformar esse emaranhado de pensamentos em ações efetivas, é importante saber diferenciar entre o que é acionável e o que não é. Essa é a premissa da segunda etapa do método GTD.

A fase de clareza é uma verdadeira limpeza mental. Após capturar tudo que ocupa nossa atenção, o próximo passo é processar essas informações, dividindo tarefas complexas em ações menores e mais gerenciáveis. O objetivo é diminuir a carga mental, permitindo uma visão clara e objetiva do que precisa ser feito.

Tomemos, por exemplo, a tarefa de organizar um jantar em família no seu apê. Na fase de captura, você simplesmente anota “organizar jantar em família”. Na etapa de clareza, essa tarefa é detalhada em ações menores e mais gerenciáveis como: definir a data e o horário do jantar, planejar o menu, fazer compras no supermercado, preparar a comida, arrumar a casa e configurar a mesa.

Essa decomposição transforma a tarefa inicial, que pode parecer grande e complexa, em etapas claras e administráveis. Ao fazê-lo, não só a organização do jantar parece menos intimidadora, mas você também obtém um plano de ação claro que facilita a gestão do tempo e minimiza o estresse.

Passo 3: Organize

A organização é a terceira etapa no método GTD, onde você transforma o caos das tarefas capturadas e clarificadas em um plano de ação claro e ordenado. Depois de identificar quais tarefas são acionáveis, o próximo passo é categorizá-las e priorizá-las, levando em consideração a urgência e os prazos de cada uma. Isso facilita a visualização do que precisa ser feito e ajuda a estabelecer uma sequência lógica para a execução.

David Allen, no seu livro, apresenta a “árvore de decisão” do GTD, uma ferramenta de organização que auxilia na categorização das tarefas. Essencialmente, as tarefas são inicialmente avaliadas quanto à sua necessidade de ação imediata. Aquelas que não são acionáveis são distribuídas em três categorias:

• 1. Lixo: aqui se depositam os itens que não têm valor e que não demandam nenhuma ação ou atenção futura.
• 2. Referências: esta categoria abriga informações úteis que, embora não requeiram ações imediatas, são importantes para serem acessadas no futuro.
• 3. Algum dia/talvez: engloba tarefas que não são urgentes no momento, mas que podem vir a ser importantes. Esses itens são guardados para revisão periódica, decidindo-se mais tarde se uma ação será necessária.

Em seguida, organize seus projetos por contexto, agrupando as ações de maneira temática. Por exemplo, crie listas específicas como “trabalho”, “casa”, “estudos” ou “viagem”, adaptadas às suas necessidades particulares. 

As tarefas acionáveis

Se uma tarefa é acionável, avalie se a próxima ação requerida pode ser completada em 2 minutos ou menos. Se sim, execute-a imediatamente. Se demandar mais tempo, considere delegar a tarefa a alguém, agendá-la com uma data e horário específicos, ou transformá-la em um projeto mais amplo.

Dentro do método GTD, um “projeto” é definido como qualquer atividade que necessite de múltiplas etapas para ser finalizada. Se uma tarefa requer mais de um passo para sua conclusão, você deve organizá-la em uma das três categorias a seguir:

1. Lista de espera: inclui todas as tarefas que você designou para serem realizadas por outras pessoas.
2. Lista de próximas ações: compreende ações que precisam ser executadas, mas que ainda não têm uma data específica para conclusão.
3. Calendário: destina-se às ações que devem ser completadas em uma data ou hora específicas.

Passo 4: Reflita ou revise

A revisão periódica das listas é uma etapa importante no método GTD, conhecida simplesmente como o passo de “Revisar”. Esta fase do processo é essencial para garantir que todas as tarefas e projetos estejam atualizados e alinhados com suas prioridades atuais. O ideal é que esta revisão aconteça pelo menos uma vez por semana, proporcionando uma oportunidade regular para refletir sobre o progresso e ajustar o curso conforme necessário.

Durante essas revisões, é importante avaliar cada lista detalhadamente, determinando as próximas ações para cada tarefa e projeto. Este é também o momento de incorporar novas tarefas que surgiram e reavaliar as prioridades, garantindo que elas ainda fazem sentido diante dos objetivos maiores. Além disso, é uma chance de analisar os resultados das ações anteriores, identificando o que foi bem-sucedido e o que pode ser melhorado.

Passo 5: Execute

Finalmente, com tudo capturado, esclarecido, organizado e revisado, o último passo é simplesmente fazer. Escolher quais tarefas executar baseia-se no contexto, no tempo disponível, na energia disponível e nas prioridades atuais. Com um sistema claro e a mente tranquila, tomar decisões sobre o que fazer a seguir se torna mais fácil e eficiente.

Implementando esses cinco pilares, o método GTD permite que você libere espaço mental para focar no momento presente com clareza e presença, tornando-se não só mais produtivo, mas também mais relaxado e controlado.