Condomínios são estruturas de moradia que requerem uma gestão organizada e de qualidade. A convivência entre diferentes pessoas, por si só, já configura uma atenção maior. Além dos interesses particulares de cada um, está também em jogo o bem-estar, direitos e necessidades dos moradores. Por isso, é fundamental entender bem quais são as responsabilidades do condomínio.
Garantir uma estrutura correta, com funcionamento de todos os recursos, segurança e conforto, é parte das obrigações que os condomínios têm. Moradores precisam arcar com taxas mensais e, por conta disso, há expectativas mínimas que síndicos devem se comprometer a cumprir. Assim, o condomínio é capaz de proporcionar tudo que se compromete ao recolher essa taxa mensal.
Confira a seguir a estrutura de funcionamento de um condomínio, suas obrigações com os moradores e a gestão da taxa mensal. Entenda melhor como essa infraestrutura deve funcionar e quais são os deveres da gestão e moradores.
Como funciona um condomínio?
Em um complexo de prédios ou apenas em apenas um edifício, condomínio são sempre estruturas que envolvem diversas famílias, diferentes valores, mas um único objetivo: organização, tranquilidade e direitos.
Moradores querem saber que o local em que residem é bem administrado, com preocupações sobre a segurança e o bem-estar dos condôminos, principalmente.
Uma figura central que deve agir como ponte entre os interesses dos moradores e as responsabilidades do condomínio é o síndico. Ele é a figura eleita democraticamente para cuidar de toda a infraestrutura, garantindo que tudo funcione adequadamente, acima de qualquer coisa. Para isso, no entanto, é preciso entender em detalhes como funciona o condomínio.
Finanças
Um condomínio precisa ter suas finanças devidamente organizadas, a fim de garantir que toda obrigação seja cumprida adequadamente, nas devidas datas. Por isso, é importante contar com um processo de gestão financeira altamente profissional, se necessário, com a ajuda de um setor responsável para realizar essas tarefas. Esse é um dos pontos de maior cobrança dos condôminos.
Uma gestão financeira adequada vai garantir que o condomínio possa, entre suas obrigações principais:
- Ter capital de giro para qualquer necessidade;
- Conseguir pagar em dia os seus fornecedores, prestadores de serviço e funcionários;
- Ter caixa para arcar com qualquer emergência;
- Poder custear qualquer despesa em relação ao consumo de energia e de água.
Responsabilidades organizacionais do condomínio
O condomínio também precisa cuidar de responsabilidades organizacionais, exatamente as que uma empresa tem. Profissionalizar a gestão é fundamental para que haja a melhor estrutura para os condôminos e, consequentemente, bem-estar, segurança, entre outros pontos.
Entre essas responsabilidades, as principais são:
- Contratação e gestão da folha de pagamento de funcionários;
- Organização de entrada e saída de moradores e prestadores de serviço;
- Definição e gestão de escala de trabalho de seguranças, zeladores, entre outros profissionais;
- Controle do fluxo de moradores em áreas comuns;
- Restrição do uso de áreas comuns de acordo com as regras de funcionamento.
São várias responsabilidades cotidianas e de manutenção de serviços que, quando vistas de uma perspectiva ampla, geram um grande volume de trabalho. Por isso, as responsabilidades do condomínio nesse sentido são grandes e têm peso para a satisfação do morador.
Limpeza e manutenção
A limpeza de um condomínio é um dos mais importantes fatores que devem ser considerados pela gestão. Esse fator sempre será uma cobrança importante por parte de quem paga as taxas mensais.
Por isso, é fundamental que síndicos estejam sempre atentos às rotinas de limpeza de áreas comuns, corredores de prédios, entre outras áreas. Esse trabalho pode ser feito com uma equipe de limpeza que esteja na folha de pagamentos ou até mesmo terceirizando o serviço.
Outra importante responsabilidade do condomínio são as rotinas de manutenção. Esse trabalho vai garantir que recursos essenciais funcionem bem, como:
- Elevadores;
- Iluminação;
- Fechaduras de portões internos;
- Portão automático externo;
- Portões de garagem;
- Circuito interno de câmeras.
Segurança
A segurança é um item indispensável na lista de responsabilidades do condomínio com seus moradores. A extensão desses serviços dependerá, principalmente, da infraestrutura, considerando seu tamanho e complexidade. Quanto maior o condomínio, maior precisa ser também o esquema de segurança, contando com porteiros, vigilantes e outros profissionais adicionais, se necessário.
O sistema de segurança precisa ir também além de pessoas, garantindo automação e monitoramento a distância. Por isso, circuito interno de câmeras, codificação nas chaves para abertura automática, entre outros recursos tecnológicos fazem toda a diferença na vigilância.
O trabalho precisa também ser sustentado em práticas adequadas para o controle de entrada de pessoas no condomínio. A autorização para visitantes deve ser dada, primeiramente, pelos condôminos, por meio de comunicação prévia ou instantânea, usando os interfones. Todo visitante deve também ser registrado, para que sua presença tenha baixa assim que ele sair.
Organização
A parte de organização pode ser uma das mais complexas, mas é o que vai garantir harmonia e bom funcionamento do condomínio. Esse trabalho passa, por exemplo, por definir horários de uso de áreas comuns. Esses períodos, se estendidos, podem atrapalhar a rotina de limpeza e manutenção, além de gerar a perturbação da tranquilidade no condomínio, especialmente durante a noite.
Entre as demandas de organização, também há responsabilidades com a reserva de áreas comuns que podem ser utilizadas de maneira privada por moradores. Salões de festas, espaços gourmet, entre outros locais precisam ser reservados com antecedência, por isso o condomínio precisa implementar um esquema de gestão, para garantir maior organização na tarefa.
Há muitas outras demandas importantes que impactam diretamente na harmonia no condomínio e em seu bom funcionamento. Todos eles são de responsabilidade da gestão do local, que deve definir adequadamente seus parâmetros, para então poder lidar com as responsabilidades.
Quais são as responsabilidades do síndico?
Tratar as responsabilidades do condomínio é relacioná-las também com o síndico, afinal, ele é a figura que centraliza a gestão de todas as necessidades. Por isso, é de grande importância entender o que a pessoa que ocupa essa posição precisa fazer pelo condomínio, assumindo seus deveres.
A seguir, entenda quais são essas responsabilidades principais e como o síndico deve agir nas situações mais comuns do cotidiano de um condomínio.
Controlar o caixa
O caixa do condomínio é sempre um tema de bastante interesse, afinal, ele é formado também pelos valores cobrados na taxa de condomínio. Diante disso, os moradores têm a consciência de que o síndico é o principal responsável por garantir a melhor gestão desses valores e, em meio a isso, o trabalho de construção e controle do caixa é um dos mais importantes.
Esse dinheiro é o capital de giro, ou seja, valores de reserva que devem estar à disposição do condomínio para custear o que for necessário para sua administração. O caixa também disponibilizará dinheiro para que algum reparo emergencial seja feito, caso necessário. Em resumo, o síndico precisa garantir que sempre haja dinheiro no caixa e, quando ele for utilizado, que possa ser reposto o mais rápido possível.
Contratar e gerir colaboradores e prestadores de serviços
Um síndico precisa exercer o papel de gestor de pessoas, já que uma das responsabilidades do condomínio é manter organização com seus colaboradores. Assim, o síndico deve orientar funcionários, delegar responsabilidades, cobrar quando for necessário e dar todo suporte a eles. Ele será a figura central na hora de comandar as demandas do condomínio.
Além de quem trabalha diretamente como colaborador, o síndico precisa também ser uma figura presente no relacionamento com prestadores de serviço. Ele é quem fará a contratação para trabalhos pontuais ou terceirizações, além de se colocar à disposição dessas pessoas para orientar, cobrar resultados e prestar todo suporte a fim de um trabalho bem executado.
Definir uma comunicação adequada com os condôminos
Um condomínio precisa ter um ou mais canais de comunicação com os moradores, garantindo que eles se mantenham informados de tudo que é relevante, seja individualmente, seja como condômino. Por isso, é papel do síndico definir sistemas adequados que garantam a entrega da informação, mantendo todos atualizados e promovendo uma plataforma otimizada também de diálogo.
Entre as possibilidades mais qualificadas e populares, considerando também a tecnologia, os canais utilizados podem ser:
- Aplicativo;
- Grupo no WhatsApp;
- Murais de recados espalhados nas áreas comuns do condomínio;
- Newsletter.
Quanto mais canais, maiores as chances de todos se manterem bem informados. Assim, os condôminos conseguem ter acesso dinâmico e garantido para saberem sobre questões como:
- Modificações nas taxas de condomínio;
- Informações sobre reservas de áreas do condomínio;
- Orientações de segurança;
- Agendamento de reuniões e assembleias;
- Avisos sobre manutenções ou obras;
- Comunicados sobre eventos.
Convocar e conduzir reuniões e assembleias
Entre as responsabilidades do condomínio também está a necessidade de reunir os moradores para definir questões importantes ou simplesmente realizar comunicados presenciais. Por isso, o síndico é quem deve saber exatamente quais são os momentos para convocar esses eventos, sejam eles pontuais ou os já programados no calendário do condomínio.
O síndico é quem organiza, define as pautas e conduz assembleias e reuniões. Ele deve definir o roteiro de cada um desses eventos, garantindo que todos os temas relevantes ao condomínio sejam abordados, além de permitir a interação mediada e adequada dos moradores. Isso garante um ambiente democrático, em que o condômino também tenha influência nas decisões tomadas.
Prestar contas
A prestação de contas é outra parte importante do trabalho do síndico, mediante às responsabilidades do condomínio. Todo dinheiro gasto precisa ser devidamente registrado para, posteriormente, haver uma prestação de contas transparente e precisa. Os condôminos querem saber para onde vai o dinheiro que pagam mensalmente e isso é parte dos direitos deles.
Por isso, nesse papel, o síndico deve se preocupar em organizar todos esses custos, sempre com comprovantes, para que o trabalho de prestação de contas seja o mais transparente possível. Se necessário, contar com especialistas contábeis e tributários é recomendável, o que demanda terceirizar serviços, na maioria das vezes.
Fiscalizar o pagamento das taxas de condomínio
As taxas de condomínio são essenciais para que a infraestrutura e a organização se mantenham intactas diante das necessidades de manter tudo funcionando bem. É o dinheiro pago pelos moradores que garantirá limpeza, manutenção, segurança entre outros pontos. Por isso, uma das mais importantes responsabilidades do síndico é garantir que não haja inadimplência.
As regras de pagamento precisam ser claras quanto ao dia certo, os juros relacionados aos atrasos, as formas de pagamento, entre outros detalhes. É o síndico que também determina taxas adicionais que podem ser necessárias. Por isso, além desse trabalho de garantir estabilidade financeira, ele deve saber quando cobrar a inadimplência, garantindo, ao mesmo tempo, a proteção da identidade dessas pessoas.
Definir e aplicar multas
Em uma estrutura tão complexa e repleta de pessoas como um condomínio, a multa pode ser um mecanismo importante para garantir o cumprimento dos deveres dos moradores. A aplicação dessas penalidades pode ser necessária se as regras de convivência e preservação não são devidamente respeitadas. Todo valor recolhido de multas deve ir para o caixa do condomínio.
As penalidades são aplicadas, geralmente, quando moradores descumprem regras relacionadas à lei do silêncio, limpeza e conservação, comportamento adequado, entre outros pontos. Por isso, é fundamental que o estatuto do condomínio, inclusive as atualizações feitas, estejam acessíveis e claras aos moradores. Assim, eles poderão saber exatamente quais comportamentos e práticas são passíveis de multa.
Mediar possíveis conflitos
Por ser uma figura centralizadora de responsabilidades, o síndico precisa ser capaz de ter uma ótima comunicação interpessoal. Os condôminos sabem que essa pessoa é quem gere o condomínio e, dessa forma, sempre o procurarão para solucionar qualquer questão. Nesse papel, o síndico precisa ser um bom mediador de problemas e, muitas vezes, um conciliador.
Viver em comunidade requer jogo de cintura, negociações e capacidade de entender todos os lados. Por isso, em qualquer conflito que surja, é o síndico que deve procurar conciliar as partes envolvidas, visando sempre o bem-estar das pessoas e do condomínio, de maneira geral. Por isso, diálogo, compreensão e proatividade são características fundamentais nesses momentos.
Em São Paulo e em algumas outras cidades há até leis que obrigam o síndico a denunciar violência doméstica.
Para onde vai a mensalidade?
Um dos assuntos de maior importância quando tratamos das responsabilidades do condomínio é a taxa mensal que é cobrada aos moradores. Esses valores têm papel fundamental para manter a organização do local, por isso, a transparência deve ser sempre o caminho a seguir. Entenda em alguns pontos qual é o destino dado ao dinheiro que o morador paga todo mês ao condomínio.
Manutenção
Especialmente da parte mecânica e tecnológica, a manutenção é uma necessidade constante em um condomínio. A cobrança da taxa mensal é fundamental para que esses reparos sejam feitos de maneira prévia, em vez de emergencial. Os custos de um trabalho de antecipação são muito menores e podem ser planejados, por isso, parte da mensalidade é destinada a essa obrigação.
Caixa
Formar um bom caixa também depende da contribuição mensal dos condôminos. É importante pensar no condomínio como uma grande empresa e, como tal, é necessário ter o capital de giro para custear todas as obrigações cotidianas importantes. Por isso, parte dos valores pagos também são destinados a manter o caixa sempre devidamente abastecido.
Pagamento de colaboradores
Os moradores também ajudam a pagar o salário dos funcionários que trabalham no condomínio. Manter uma equipe de colaboradores gera um custo relativamente alto, uma vez que os encargos trabalhistas vão além somente do salário. Por isso, é fundamental que o montante recolhido das taxas mensais tenham percentuais destinados a folha salarial que o condomínio mantém.
Pagamento de custos de funcionamento
Um condomínio tem custos gerais de funcionamento, mas em uma escala maior do que uma residência. Por isso, os valores pagos são destinados também a custear água, energia, insumos de limpeza, ferramentas para a manutenção, além de outras necessidades. É esse dinheiro que manterá o condomínio funcionando a todo vapor!
Contratação de recursos e tecnologia
Qualquer contratação de algum recurso ou tecnologia em prol do condomínio pode ser incluso na taxa condominial. Muitas vezes, pelo fato de o custo ser alto, há adicionais nos valores pagos mensalmente. Na maioria dos casos, há a necessidade de aprovação prévia em assembleias.
O que o pagamento do condomínio deve garantir ao morador?
Moradores devem ter direitos claros quanto às taxas que pagam. As responsabilidades do condomínio devem garantir a entrega de serviços e recursos básicos, especialmente aqueles que estão descritos em contratos e estatutos. Confira a seguir o que o pagamento do condomínio precisa garantir ao morador.
Segurança
Segurança é um dos fatores mais importantes que o morador busca quando vai morar em um condomínio. A expectativa é sempre de um local melhor estruturado, organizado e protegido. Por isso, o condomínio deve garantir que isso possa ser oferecido.
Essa segurança oferecida ao morador pode vir de diferentes formas. Em condomínios grandes, os agentes de segurança são indispensáveis, além de recursos de vigilância. Em condomínios de apenas um prédio, pode ser necessário apenas câmeras e uma portaria eletrônica. Independentemente da escolha, é obrigação do condomínio usar os recursos financeiros nessas necessidades.
Limpeza e manutenção
O pagamento do condomínio deve garantir um local minimamente limpo e funcionando adequadamente, considerando os recursos que a infraestrutura oferece. Por isso, o planejamento financeiro deve incluir:
- Produtos de limpeza;
- Pagamento de funcionários ou terceirização de serviços de limpeza;
- Custeio de ferramentas necessárias para a limpeza;
- Custeio de serviços de manutenção prévia;
- Valores para manutenções emergenciais;
- Valores para ferramentas e custos adicionais em manutenção.
Reformas
Parte do dinheiro pode ser direcionado às reformas que o condomínio precisar fazer ao longo do tempo. É importante pensar além de ajustes e intervenções voltadas para a manutenção e consertos, considerando também a renovação da infraestrutura. Tanto a fachada, quanto a parte interna, precisam de um trabalho regular de conservação. Aliás, há regras que obrigam a renovação da fachada de tempos em tempos.
Portanto, as reformas não devem ser vistas apenas como capricho e a razão para isso é simples: um condomínio modernizado, conservado e apresentável traz valorização imediata para os imóveis. Por isso, se necessário, o síndico deve manter os moradores informados e cientes de que é fundamental realizar um trabalho de renovação.
Quais são os deveres do morador em relação ao condomínio?
As responsabilidades do condomínio são fundamentais e indispensáveis, mas moradores precisam entender sua parte para que tudo funcione da melhor forma. Direitos são importantes, mas os deveres também são necessários. A seguir, veja como os condôminos precisam se comprometer para que tudo funcione adequadamente.
Respeitar as regras de conservação
O condomínio impõe regras claras sobre a necessidade de conservar e cuidar do patrimônio comum, ou seja, portas, elevadores, escadas, áreas de lazer, piscina, entre outros. Por isso, é papel do morador garantir que, enquanto transita ou usufrui, terá cuidados com esses recursos e instalações.
As multas podem ser uma forma de conter qualquer tipo de comportamento inadequado. Ainda assim, campanhas de conscientização podem ser suficientes. Elas ajudam a mostrar aos moradores seus deveres e como o cumprimento deles impacta positivamente todos que residem no condomínio.
Manter a boa convivência
A boa convivência consiste em manter práticas e comportamentos que não afetem, ofendam ou incomodem os outros moradores do condomínio. Se trata de uma série de cuidados focados, principalmente, em cidadania e respeito ao direito dos outros condôminos.
A boa convivência é fundamental para que todos consigam alcançar o nível de bem-estar esperado para uma estrutura como um condomínio. Naturalmente, chegar ao patamar desejado requer esforço individual, pensando sempre nas vantagens coletivas que isso trará.
Manter a adimplência com a mensalidade
O compromisso financeiro é outra questão fundamental e que deve ser colocada como um dever que o morador tem. As responsabilidades do condomínio dependem diretamente das mensalidades, já que o dinheiro recolhido serve para custear o que o condomínio necessita.
Nessa questão, campanhas de conscientização também são necessárias para mostrar o quão importante a adimplência é. Se necessário, conciliações podem ser o melhor caminho para lidar com os atrasos, sempre buscando uma solução amigável para a quitação das dívidas.
As responsabilidades do condomínio com os moradores devem estar bem claras. Isso ajuda a manter uma relação positiva entre a administração e quem reside no local. O cumprimento dessas obrigações é também uma forma de incentivar os moradores a fazerem o mesmo, com relação aos deveres que têm.
Agora que você já conhece as responsabilidades de um condomínio, entenda o que fazer quando nenhum morador quiser se candidatar a síndico.
