Ser mais produtivo, parar de procrastinar e organizar tarefas para uma rotina mais eficiente é o objetivo de muitas pessoas, principalmente neste momento em que a competitividade no mercado de trabalho cresce cada vez mais e o acúmulo de tarefas profissionais e pessoais entram em ebulição. A boa notícia é que existem diversos métodos para ajudar você a estruturar as atividades que deve fazer. Entre eles está a Matriz de Eisenhower, uma ferramenta simples de gestão de tarefas, que auxilia você a ordenar quais são os afazeres urgentes e importantes para que possa esquematizar um fluxo de trabalho eficaz.
O que é a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower consiste em uma estrutura com foco em priorizar tarefas e gerenciar a carga de trabalho. Esse esquema carrega o nome do seu criador, Dwight D. Eisenhower, o 34º presidente dos Estados Unidos, entre 1953 e 1961.
Durante a Segunda Guerra Mundial, Eisenhower atuou como general e recebeu reconhecimento devido às estratégias de combate planejadas por ele, resultando em uma condecoração com cinco estrelas pela atuação.
Pelo fato de precisar tomar decisões difíceis em pouco tempo, o general criou um método para gestão de tarefas com base na urgência e determinação de tópicos importantes a serem resolvidos. No entanto, a Matriz de Eisenhower só foi popularizada em escala mundial após a publicação do livro “Os sete hábitos das pessoas altamente eficazes”, de Stephen Covey, em 1989.
Benefícios da Matriz de Eisenhower
Um dos benefícios de usar a Matriz de Eisenhower é a facilidade de implementação. A ferramenta é simples e qualquer pessoa consegue usá-la. Você também não precisa pagar por um software de gestão de tempo e tarefas. Com um simples papel e caneta é possível fazer os quadrantes e elencar as atividades ou até mesmo fazer um modelo no excel.
A Matriz ajuda você a saber como começar as tarefas, ter noção de prazos, além de reduzir a ansiedade devido à organização que ela proporciona a rotina. E, claro, o uso da Matriz de Eisenhower aumenta a produtividade, pois a ação de priorizar tarefas com eficiência e menor desperdício de tempo, agrega bem-estar no dia a dia.
Como funciona a Matriz de Eisenhower?
A Matriz de Eisenhower consiste em dividir um quadrado em quatro quadrantes. Cada área representa um grau de importância da atividade, oferecendo a melhor resolução para a tarefa. Assim, Eisenhower classificava seus desafios em quatro categorias: importante e não importante; urgente e não urgente. Segundo o general, as atividades importantes são aquelas que têm poder direto nas metas e resultados e precisam ser solucionadas a longo prazo. Enquanto as atividades urgentes são denominadas como aquelas que têm apelo imediato e prazo definido.
Está com dúvida do que colocar em cada quadrante? Confira abaixo.
Quadrante 1: faça agora!
No primeiro espaço, você irá colocar tarefas consideradas muito importantes e muito urgentes. Os itens que entrarem neste quadrante precisam de uma solução imediata, geralmente quando se trata de problemas com prazos bem definidos, e que demandam muito foco.
Quadrante 2: agende
Neste quadrante a ideia é colocar atividades importantes, mas não urgentes. Ou seja, consistem em tarefas de longo prazo que são importantes, mas não possuem um prazo rígido, não há necessidade de fazê-las agora, então você pode agendá-las para mais tarde. As metas e tarefas colocadas aqui podem ser resolvidas após a conclusão das atividades do primeiro quadrante.
Quadrante 3: delegue
Já no terceiro quadrante você irá colocar quaisquer tarefas urgentes, mas não importantes. São atividades que devem ser concluídas agora, porém não impactam diretamente em suas metas e resultados a longo prazo, como responder e-mails ou aprovar comentários.
Caso você utilize a Matriz de Eisenhower para gestão de tarefas no trabalho, especificamente, as atividades do terceiro quadrante podem ser delegadas a outras pessoas. mesmo em família, que tal pedir ajuda?
Quadrante 4: elimine
O último quadrante abriga tarefas não importantes e não urgentes, aquelas que são apenas distrações e podem estar atrapalhando a realização das suas metas. Muitas vezes, é melhor nem realizá-las para que você tenha mais tempo dedicado às tarefas de importância e urgência.
Qual a diferença entre importante e urgente?
Para que você tenha mais produtividade utilizando a Matriz de Eisenhower, é necessário entender a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes. As funções importantes se baseiam naquelas atividades relacionadas a objetivos e metas, como é o caso de um relatório mensal ou um projeto que precisa de atenção. Depois que as tarefas importantes são concluídas, há um impacto direto nos seus objetivos de longo prazo.
Já as tarefas urgentes possuem um prazo definido e próximo, que exigem foco agora. Caso não recebam a atenção necessária, podem resultar em consequências ruins. Por exemplo, é urgente que você faça a inscrição para um curso até determinada data ou então não será mais possível realizar essa tarefa.
Como usar a Matriz de Eisenhower para se organizar?
O primeiro passo para usar a Matriz de Eisenhower de maneira eficiente é construir uma lista de tarefas que você precisa concluir, assim, irá criar um banco de dados de atividades que poderão ser divididas de acordo com as categorias da ferramenta. Após essa ação, identifique quais são as atividades de curto prazo a fim de saber como distribuí-las adequadamente em cada quadrante.
Você deve classificar a ordem de prioridade das tarefas e entender as que possuem prazos bem definidos e que são importantes para os seus objetivos futuros. Na hora de distribuir na Matriz de Eisenhower, você pode colocar cores diferentes em cada quadrante de acordo com o nível de prioridade para ajudar a visualizar itens de alta importância. Use as seguintes cores:
- 1º Quadrante = VERDE: maior prioridade
- 2º Quadrante = AMARELO: prioridade secundária
- 3º Quadrante = AZUL: prioridade terciária
- 4º Quadrante = VERMELHO: eliminar
Sistema Pomodoro aumenta ainda mais a produtividade
Depois que você classificou todas as tarefas, é hora de começar a executá-las. Lembre-se que interrupções durante as atividades, como mexer no celular ou conversar, podem atrapalhar a sua produtividade. Por isso, você pode combinar a Matriz de Eisenhower com outras técnicas de gestão de tempo, como o método Pomodoro. Ao utilizar essa ferramenta, você estabelece blocos ininterruptos de 25 minutos de produção – pode ser mais tempo se quiser – com intervalos de 5 minutos entre esses períodos para descansar.
Nesse intervalo, busque aliviar a mente, por exemplo, com uma meditação com Ho’oponopono, e exercitar-se, indo buscar uma água ou fazendo um breve alongamento. No final do intervalo, volte a ter foco total na sua tarefa. Depois de realizar 5 blocos de 25 minutos, você deve realizar um descanso maior, entre 15 e 30 minutos.
Dessa forma, você consegue um fluxo contínuo de trabalho sem que fique com a sensação de cansaço e exaustão, pois dazer pausas entre os períodos de foco total é necessário para que o cérebro recarregue as energias e se torne ainda mais produtivo.
Agora que você já conhece a Matriz de Eisenhower ficou fácil obter maior produtividade, não é?
